Thêm chữ ký email của công ty, mẫu tài liệu và nhiều thứ khác vào G Suite

Phần tốt nhất của việc sử dụng G Suite với công ty của .combạn là nhóm của bạn có thể tự động làm việc tốt hơn với nhau. Theo mặc định, tài khoản Gmail của nhóm bạn sẽ có địa chỉ email của mọi thành viên trong nhóm và bất kỳ ai cũng có thể chia sẻ tệp với toàn bộ nhóm chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Tuy nhiên, với thời gian thiết lập nhiều hơn một chút, bạn có thể làm cho G Suite trở nên tốt hơn để cộng tác. Bạn có thể yêu cầu nhóm của mình chia sẻ cùng các sự kiện lịch, chữ ký email và tệp nhóm mà không cần chia sẻ lại từng mục với mỗi thành viên nhóm mới.

Dưới đây là cách thiết lập G Suite nhóm của bạn để cùng nhau làm việc tốt hơn.

Lưu ý : Để thiết lập hầu hết các tính năng này, bạn sẽ cần phải là quản trị viên G Suite, chúng tôi đã lưu ý những tùy chọn nào cần quyền truy cập của quản trị viên ở đầu các phần. Ngoài ra, xin lưu ý rằng một số tính năng này không có sẵn trong các tài khoản Google Apps miễn phí cũ , vì vậy bạn sẽ cần nâng cấp lên phiên bản G Suite trả phí nếu bạn muốn các tính năng đó.

Xác minh tên miền của bạn với G Suite

them-chu-ky-email-cua-cong-ty-mau-tai-lieu-va-nhieu-thu-khac-vao-g-suite-1

Thêm trang tùy chỉnh cho tài khoản Gmail của nhóm bạn (Quản trị viên)

Gmail có thể là ứng dụng G Suite đầu tiên bạn sẽ sử dụng khi tham gia tài khoản G Suite của công ty mới và vì lý do chính đáng. Email vẫn là cách dễ nhất để liên lạc với bất kỳ ai trực tuyến và đó là hộ chiếu trực tuyến của bạn theo nhiều cách. Hầu hết phần còn lại của tài khoản công ty của bạn cũng như hầu hết các liên lạc của bạn với những người bên ngoài công ty của bạn, sẽ thông qua tài khoản Gmail của công ty bạn.

Như vậy, với tư cách là Quản trị viên, bạn sẽ muốn email của nhóm mình trông nhất quán và chuyên nghiệp. Có lẽ bạn sẽ muốn thêm logo của công ty vào cuối mỗi email, cùng với trang web và khẩu hiệu của bạn. Tùy thuộc vào ngành của bạn, bạn có thể cần thêm từ chối trách nhiệm pháp lý vào cuối tất cả các email từ công ty của bạn.

Đừng lo lắng. Tất cả những gì bạn cần làm là thêm chân trang tùy chỉnh vào tài khoản Gmail của nhóm. Các thành viên trong nhóm vẫn có thể thêm chữ ký của riêng họ vào email của họ, nhưng chân trang công ty của bạn sẽ luôn hiển thị bên dưới chữ ký của họ và sẽ được thêm vào mỗi email mà nhóm của bạn gửi.

them-chu-ky-email-cua-cong-ty-mau-tai-lieu-va-nhieu-thu-khac-vao-g-suite-2

Thêm chân trang tùy chỉnh vào G Suite Gmail thật dễ dàng.

Thiết lập tài khoản nhóm G Suite của bạn

Chỉ cần mở quản trị viên G Suite nhóm của bạn tại admin.google.com/AdminHome , chọn Ứng dụng , sau đó chọn Gmail và mở cài đặt nâng cao . Cuộn xuống phần Tuân thủ và bạn sẽ tìm thấy Cài đặt chân trang bổ sung , hoặc chỉ tìm kiếm để footerchuyển đến phần đó. Nhấn vào Cấu hình , sau đó thêm tên cho chân trang của bạn.

them-chu-ky-email-cua-cong-ty-mau-tai-lieu-va-nhieu-thu-khac-vao-g-suite-3

Sau đó, bạn có thể thêm bất cứ điều gì bạn muốn vào chân trang trong trình chỉnh sửa kiểu Gmail cổ điển. Có các tùy chọn để đặt màu nền và màu nền trước, cùng với các tùy chọn định dạng loại tiêu chuẩn. Tuy nhiên, các phím tắt không được hỗ trợ, vì vậy bạn sẽ cần nhấp vào biểu tượng B để thêm văn bản in đậm.

Bạn muốn bao gồm một hình ảnh trong chữ ký công ty của bạn? Trước tiên hãy tải ảnh lên máy chủ của bạn hoặc dịch vụ chia sẻ hình ảnh khác và sao chép liên kết vào ảnh. Sau đó nhấp vào biểu tượng ảnh trong trình chỉnh sửa chữ ký và dán vào liên kết hình ảnh của bạn.

Để thêm một liên kết đến hình ảnh, chọn hình ảnh bằng cách nhấn Shift và phím mũi tên của bạn trong khi nhập trình chỉnh sửa, sau đó nhấp vào biểu tượng chuỗi và thêm trang web của công ty bạn để mọi người có thể mở nó bằng cách nhấp vào biểu tượng trong email của bạn.

Cuối cùng.

Hãy kiểm tra nối chân trang vào các tin nhắn được gửi trong nút tổ chức của bạn ở phía dưới nếu bạn muốn phần chân trang này được thêm vào email giữa các thành viên trong nhóm của bạn hoặc bỏ chọn để chỉ thêm chân trang này khi gửi email cho những người bên ngoài công ty của bạn.

Như thường lệ, hãy lưu cài đặt của bạn vào cuối và trong vòng một giờ, phần chân trang sẽ hiển thị cho mọi người trong email của nhóm bạn. Mỗi người vẫn có thể thêm chữ ký riêng của họ nhưng chân trang công ty của bạn sẽ luôn được thêm vào dưới chữ ký của riêng họ. Đây là một cách dễ dàng để tạo thương hiệu cho email của nhóm của bạn và đảm bảo rằng chúng tuân thủ mọi thông báo pháp lý mà bạn cần hiển thị.

Cám ơn mọi người đã xem bài 

Thêm chữ ký email của công ty, mẫu tài liệu và nhiều thứ khác vào G Suite